Công cụ Quản lý rủi ro trên Excel danh cho Project Manager chuyên nghiệp
I. Đặt vấn đề
Chào các anh chị Project Manager, do thời gian vừa qua Hải có chút việc hơi bận, nên lâu rồi không chia sẽ gì cho Group được… Xin chia sẻ quan điểm / công cụ mà cá nhân Hải đã sử dụng trong quá trình quản lý dự án. Hải chia sẻ 1 chút về quản lý rủi ro, và công cụ trên Excel mà Hải đã sử dụng để quản lý nó!
– Có những rủi ro có thể dễ dàng nhìn thấy trước khi bắt đầu tiến hành dự án, nhưng cũng có những rủi ro chỉ nhìn thấy được khi đã xảy ra rồi – như Dịch bệnh Covid-19 đang xảy ra.
– Thiên tai / dịch bệnh (Covid-19) rõ ràng là 1 rủi ro cho Doanh nghiệp khi thực hiện dự án. Project Manager có quản lý rủi ro bất khả kháng này khi nhận dự án hay không? (lên kế hoạch, nhận dạng, phân tích định tính, định lượng, kế hoạch phản hồi…). Lúc trước, khi làm dự án mình khá chủ quan và hầu như không quan tâm đến những rủi ro dạng bất khả kháng này.
– Theo lẽ thường, khi Project Manager nhận dự án thì sẽ chủ yếu tập trung quan tâm đến các rủi ro “sát sườn” như các vấn đề kỹ thuật, hợp đồng, khách hàng… Nếu không có 1 công cụ cụ thể để gợi nhớ/nhắc nhở thì mình đoán 99% sẽ không nghĩ đến những rủi ro bất khả kháng đâu…
II. Giải pháp
Lúc trước để tránh quên hoặc thiếu sót trong phân tích rủi ro dự án, mình đã soạn ra 1 tool nhỏ nhỏ (bằng Excel thôi) – và đúng thật là mình chưa quan tâm đến các rủi ro dạng bất khả kháng này.
Qua đợt Covid này, mình có cập nhật vài câu hỏi gợi ý để khi Project Manager lướt qua, sẽ có 1 cái nhìn nghiêm túc hơn, chi tiết hơn cho thể loại rủi ro này, như:
1. Câu hỏi nhận diện rủi ro:
– Các trường hợp bất khả kháng có được định nghĩa đầy đủ, toàn diện hay không?
– Có qui định/thỏa thuận nào về trường hợp bất khả kháng khiến phát sinh chi phí hay không?
– Có qui định về việc kết thúc dự án khi chưa hoàn thành khi có trường hợp bất khả kháng xảy ra hay không?
2. Biện pháp gia giảm rủi ro:
– Review và kiểm tra kỹ điều khoản Hợp đồng cho các rủi ro bất khả kháng này.
– Ngoài “contingency reserve”, thống nhất “management reserve” cho risk này.
3. Chia sẻ công cụ quản lý rủi ro
Bên dưới là mình chia sẻ về công cụ quản lý rủi ro trên Excel mà mình sử dụng. Bố cục Bảng Rủi ro mình chia ra 5 nhóm chính:
– Khách hàng
– Hợp đồng
– Đối tác, nhà cung cấp
– Kỹ thuật
– Khác
Mình xin phép chỉ share chi tiết cho 2 nhóm “Khách hàng” và “Hợp đồng” nhé. Vì các Nhóm rủi ro còn lại có nhiều thông tin nội bộ – mình không tiện chia sẽ.
Sheet1:
– Mình định Nghĩa các tham số để có thể định lượng được các rủi ro (P và I),
– Ma trận định lượng rủi ro mình cũng phân loại theo 3 nhóm màu (đỏ, vàng, xanh) để dễ theo dõi và ưu tiên giải quyết/giải pháp…
Sheet2:
– Thông tin các tham số giả định ban đầu khi nhận dự án (lãi suất, tỉ giá…)
– Dự án cả team làm, nên rõ ràng cũng cần phải quản lý lịch sử cập nhật.
– Ngoài ra, cũng có qui trinh phê duyệt rủi ro, phân phối rủi ro…
Sheet3:
– Nơi tổng hợp lại các phân tích định lượng của rủi ro, nhiều khi dự án mà định lượng rủi ro lớn quá thì cũng không nên nhận làm luôn ạ…
– Bản đồ Heatmap, nhìn vào mình sẽ cần biết ưu tiên mần cái nào trước ngay.
Các sheet 2.1 ~2.5 là nơi mà PM sẽ nhìn vào và đánh giá rủi ro theo đặc thù từng dự án của mình.
Sheet cuối:
Sheet cuối là Bảng tổng hợp và định lượng / Đề xuất biện pháp… (Mình có sử dụng VBA để link tự động)
Hy vọng thống kê sơ bộ về các rủi ro có thể giúp anh em PM thực hiện tốt hơn việc Quản lý rủi ro dự án nhé.
Link tải bảng tính Excel: https://bom.to/LapDuAnGXD-quan-ly-rui-ro-risk-management-excel
Link facebook của tác giả để bạn nào cần liên hệ trao đổi thêm: https://facebook.com/vohai166