Giới thiệu phần mềm Quản lý chất lượng GXD (QLCL GXD, quản lý chất lượng công trình GXD)

1. Thực trạng và tính bức thiết

Trên thực tế hiện nay, Công tác quản lý chất lượng công trình nói chung và công việc lập, quản lý hệ thống biên bản nghiệm thu nói riêng: rất “lôi thôi, bát nháo”. Đó là ý kiến của nhiều đồng nghiệp có kinh nghiệm và tâm huyết.

Cán bộ lập và quản lý hồ sơ chất lượng, hồ sơ nghiệm thu chưa có công cụ chuyên nghiệp. Có thể các loại như sau:

(1) Một số người dùng Word, mỗi biên bản 1 file hoặc 1 trang. Cách này nghĩ đến hàng nghìn biên bản đã tưởng tượng ra 1 “bãi rác” file hồ sơ. Khi cần tìm 1 file biên bản nào đó thì “chết luôn”. Cách này thường đi đến bế tắc ở cuối công trình khi không thể “hồi tố” được các thông tin để hoàn thiện hồ sơ hoàn thành công trình.
(2) Nhiều đồng nghiệp dùng bảng tính Excel liên hoàn. Công ty Giá Xây Dựng đã từng công bố một số version của bảng tính Excel liên hoàn trên diễn đàn, bạn có thể tải ở địa chỉ sau:
http://giaxaydung.vn/diendan/showthread.php?t=136209
Cách trình bày biên bản trên Excel trình bày biên bản không tiện như Word ở cách 1. Nhưng có những ưu điểm riêng do sức mạnh nhân bản của Excel. Một số đồng nghiệp đã cải tiến, tự động hóa hơn khâu lưu trữ số liệu và mẫu biên bản nhờ các tính năng sẵn có trong Excel.
(3) Kết hợp Word, Excel qua tính năng Merge Mail (Mailing). Trong đó Excel được dùng để lưu thông tin dữ liệu, còn Word trình bày các biểu mẫu, biên bản nghiệm thu… Cách này có nhiều người dùng, giải quyết công việc tốt hơn 2 cách trên và làm hồ sơ cũng tương đối nhanh, có thể chạy các biên bản cùng lúc. Ngoài ra khi cần có thể làm “hồi ký” hợp lý hóa hồ sơ cũng tốt, chỉ cần nhìn vào danh mục công việc là có thể viết được nhật ký thi công.

Nhưng cách Mailing có nhiều nhược điểm như sau:

– Khó hiểu nên nhiều người dù được hướng dẫn nhiều mà vẫn không làm được.
– Khi làm theo cách này sẽ phải ngồi copy, cắt, dán rất thủ công để làm danh mục hồ sơ nghiệm thu.
– Số lượng file hồ sơ cũng rất lớn, công việc phải tiến hành trên nhiều file. Nhìn vào danh mục hồ sơ thấy rất rối, khó quản lý, rất dễ nhầm lẫn.
– Thao tác thủ công copy, cắt, dán rất nhiều dẫn đến tiêu hao nhiều công sức, thời gian của các kỹ sư đảm nhiệm công việc làm hồ sơ chất lượng, nghiệm thu, thanh toán.
– Không tra tự động được tiêu chuẩn, quy trình thi công cho công việc.
– Với các công việc sử dụng số lượng tiêu chuẩn, quy trình khác nhau, chẳng hạn công việc A dùng 1 tiêu chuẩn, công việc B phải viện dẫn 3 tiêu chuẩn… thì việc copy, cắt, dán co kéo biên bản sẽ rất vất vả. Xử lý việc trình bày các căn cứ nghiệm thu vào biểu mẫu biên bản nghiệm thu mất rất nhiều thời gian.
– Không kiểm soát được khối lượng vật tư nhập về là bao nhiêu (khi cần thông tin phải đi hỏi xin số liệu từ kế toán vật tư).
– Khi thay đổi cán bộ ký biên bản hoặc thay đổi chức vụ sẽ phải làm lại ra 1 file khác, tăng số lượng file, tăng thao tác quản lý, tăng khả năng nhầm lẫn.
– Phải nhiều người cùng làm mới hoàn thành được hồ sơ hoàn thành công trình.
– Người mới bắt đầu phải đào tạo nhiều mới làm được.

3. Phần mềm QLCL GXD (Quản lý chất lượng GXD, Quản lý chất lượng công trình GXD)

Phần mềm QLCL GXD được nghiên cứu, phát triển nhằm giải quyết các khó khăn, nhược điểm nêu ở trên.

Các chức năng chính

• Lập và quản lý hồ sơ nghiệm thu chất lượng
• Lập và quản lý khối lượng nghiệm thu hoàn thành
• Lập, lưu trữ số liệu, quản lý Nhật ký công trình
• Tra định mức chi phí Quản lý dự án, chi phí Tư vấn theo Quyết định 79/QĐ-BXD
• Xác định dự toán dự thầu chi phí Tư vấn giám sát (và các loại chi phí Tư vấn)

Đi kèm theo QLCL GXD là

Giải pháp hoàn chỉnh nâng cao chất lượng công tác Lập hồ sơ hoàn thành công trình (hồ sơ hoàn công), gồm:

• Hướng dẫn sử dụng (tài liệu và video)
• Giáo trình và chương trình đào tạo
• Quy trình thực hiện bài bản, chuyên nghiệp

Thực sự rất đắt giá. Nếu trước đây các sếp, giám đốc, trưởng phòng… không có thời gian hướng dẫn nhân viên mới, hoặc hướng dẫn không đủ. Giờ có nhân viên mới chỉ việc giao tìm hiểu QLCL GXD là xong.

Tất cả đều không ngừng được nâng cấp hoàn thiện. Kênh video: công phu và phong phú. Anh/em có tư liệu học tập, làm nghề tuyệt vời.

Phần mềm Quản lý chất lượng công trình GXD cũng đưa ra định hướng áp dụng các tiêu chuẩn Việt Nam cho các biên bản. Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào hạn chế sự bất đồng giữa CĐT, TVGS, nhà thầu về: áp dụng tiêu chuẩn nào, lấy bao nhiêu mẫu, quy trình lấy mẫu, thí nghiệm theo tiêu chuẩn nào, loại nào cần CO, CQ…

Phần mềm Quản lý chất lượng công trình GXD cũng nghiên cứu cách quản lý hồ sơ tiên tiến của nước ngoài để đưa vào thuật toán, biểu mẫu.

Giải pháp hoàn chỉnh này: Góp phần đẩy nhanh tiến độ thực hiện và hoàn thành các dự án đầu tư XDCT, giải quyết tốt công đoạn kết thúc xây dựng đưa dự án vào vận hành: khép được hồ sơ hoàn thành công trình, nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán công trình…

2. Ý kiến nhận xét của các đồng nghiệp

Ông Ngô Lâm, phó Cục trưởng Cục Giám định Nhà nước về chất lượng công trình xây dựng – Bộ Xây dựng:

Lĩnh vực này chưa có công cụ riêng, phát triển được phần mềm QLCL GXD như này tốt quá, ủng hộ nhiệt tình.

Ý kiến của Kỹ sư Tạ Trung Kiên, Công ty CP Đầu tư Xây dựng số 5:

Tuyệt vời. Với phần mềm QLCL GXD mình chỉ cần 2 tuần là xong công việc của cả năm. Trình excel nâng cao rõ rệt. Tư duy về quản lý công việc cũng hoàn thiện hơn, xa hơn và có thời gian để làm những công việc khác

Ý kiến của Kỹ sư Trịnh Thế Quyết, Công ty cổ phần xây dựng và đầu tư Hà Nội, Công ty cổ phần tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng Hà Thành:

Trong thời gian săp tới mọi kỹ sư thi công sẽ nhàn đi bởi phần mềm QLXD GXD với những tính năng nổi bật. Nếu ai đã làm nghiệm thu tôi tin chắc là không cần đọc hướng dẫn vẫn có thể sử dụng được. Theo cảm nhận của tôi thì phần mềm có những tính năng rất hay: Tùy biến mọi văn bản nghiệm thu; Quản lý được sản phẩm vật liệu đầu vào đầu ra công trình…

Kỹ sư Vũ Giang, Công ty Cầu 11, Thăng Long:

Em chờ phiên bản này để áp dụng vào mấy công trình mới của em luôn, phần dân dụng thì tuyệt vời rồi, phần cầu em sẽ chỉnh bổ sung thêm chút. Áp cho mấy dự án liền luôn nên mình phải kỹ lưỡng hơn và cố gắng tiết kiệm thời gian dành cho gia đình và bạn bè, đối tác nữa.

Kỹ sư Lê Ngọc Ánh, Tư vấn giám sát trên công trường Alumin Nhân Cơ nhận xét:

Phần mềm này ai làm hồ sơ chất lượng rồi chả cần đọc hướng dẫn cũng làm được, rất dễ dùng. Tội nghiệp các Nhà thầu quá, nguyên nửa đội bóng mà làm hồ sơ chất lượng rất chật vật, có phần mềm này thì “chấp” cả đội, chỉ cần 1 người chuyên quản lý là đủ, rất hiệu quả.

Kỹ sư Kiều Linh, Công ty CP Cao Ốc Vàng, Ba Vì, Hà Nội:

Từ Version 1 đến Version 3, em đều đã dùng để trực tiếp làm hồ sơ công trình. Cảm ơn đội ngũ kỹ sư GXD rất nhiều. Em nhận thấy rằng giá của sản phẩm quá rẻ so với những gì mà em nhận được.Với em, Version 4 là rất hoàn hảo rồi (Ngoài sức tưởng tượng rồi).

3. Kênh video

Rất nhiều video bài giảng giúp anh em mới nâng cao trình độ, ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc: http://youtube.com/hosochatluong